transformacion digital

Artículo de Carlos Adeva en el eBook «El rol de RRHH en la transformación digital«.

 

Nuestra filosofía a la hora de pensar en los contenidos del libro es confiar en los conocimientos y experiencias de los autores dejando libertad para que cada uno de ellos escriba sobre el tema desde el punto de vista que le resulte más atractivo o sobre el cual más conoce. Desde las personas que coordinamos este libro hemos propuesto diferentes perspectivas,

Carlos Adeva
Carlos Adeva—Senior Consultant, Responsable de proyectos de comunicación interna de STRONG element

¿Cuál es la situación actual de la implantación de la tecnología en el sector legal?

¿Cómo es el proceso de adaptación de las personas a la revolución tecnológica que se está produciendo en el sector legal?

¿Cómo los responsables de los despachos preparan a sus profesionales para afrontar esta adaptación?

¿Qué dificultades existen a la hora de implantar nuevas herramientas y procesos relacionados con la tecnología?

¿Cómo se actúa frente a las personas resistentes al cambio?

¿Cómo la tecnología puede ayudar en el futuro a los despachos y a los abogados?

¿Qué riesgos pueden producirse y como los prevenimos?

Pero como he mencionado con anterioridad hemos dejado plena libertad a los autores para elegir y crear el contenido de este libro.

Después de una visión tan completa como la recogida en este eBook mi intención es centrar la atención y sensibilizar sobre cómo la evolución de los despachos de abogados,  los avances en la innovación tecnológica y  los nuevos  procesos que están viviendo nuestras organizaciones, influyen en las personas independientemente de su cargo y posición.

Un buen punto de partida es ponernos en el lugar de nuestro compañero, intentar vivir sus sentimientos y pensamientos, mejorar la empatía, un ejercicio práctico para conseguirlo es visualizar la situación como si de una película se tratara. Observamos a nuestro abogado protagonista  sentado en su mesa del despacho, tranquilo, cómodo, sin preocupaciones, en su zona de confort concentrado frente al ordenador escribiendo el  recurso que va a presentar o del documento que está preparando, de repente se abre la puerta, alguien normalmente, el más espabilado de la organización, el que mejor se mueven en los pasillos, nos habla y nos suelta la bomba … ¿te has enterado…?, Nos cambian la aplicación, vamos a incorporar una nueva herramienta al despacho,  en adelante utilizaré este ejemplo como el más actual y relevante dentro de los cambios que esta viviendo el sector legal. El rumor ha surgido y ya comienza a planear sobre la organización.

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La historia y la personalidad del mensajero. Si nuestro perspicaz compañero es positivista nos lo contará con ilusión y nos ayudará a encontrar la motivación, pero que ocurre si su personalidad es pesimista, mejor no pensarlo, nos contará que la dirección va a dinamitar el despacho, que el cambio va a tener unas consecuencias apocalípticas. Y si es contrario a la dirección, lo contará como un cambio impuesto y dictatorial que si nos es cumplido y en unos plazos rígidos e inasumibles, por el personal tendrá fatales consecuencias para aquellos que no lo cumplan.  Si es pro dirección, todos conocemos alguno, apoyo incondicional a la dirección independientemente del asunto de que se trate, él o ella nos contará que la dirección nos va a poyar, que es un proceso necesario pero flexible que nos ayudará sin duda a trabajar mejor, a vivir mejor y a que nuestro mejore sus resultados lo que nos hará vivir mejor en lo económico y en lo personal.

Además del mensaje y el mensajero los más importante es el receptor y su personalidad. Por ello vamos a observar que sucede en el interior de la persona, en ese momento en el cual mil ideas luchan por establecerse en nuestra cabeza:  no es verdad, es un rumor, seguro que tardará tiempo en producirse el cambio, ¿seré capaz de adaptarme y si no lo soy? ¡¡¡Cuando voy a poder aprender a manejar la nueva herramienta con la cantidad de trabajo que tengo!!! En este momento crucial no solo importa nuestra personalidad también importa nuestras experiencias y la manera en que las hemos afrontado y superado. Aquellas personas que han vivido cambios laborales y en otras organizaciones saben a qué se enfrentan y si lo superaron también pensarán en su capacidad personal y en el buen desarrollo del proceso.

El problema no está en las personas positivas, seguras y motivadas, el verdadero reto está en gestionar el cambio eficazmente. En este sentido la responsabilidad de la dirección se debe centrar en aquellas personas las intentan manejar sus inseguridades, necesitamos sin duda contribuir a que esta situación y sus pensamientos asociados sean positivos, ilusionantes y motiven al equipo profesional.

Debemos pensar en los distintos perfiles de personalidad de nuestro equipo, aquellas personas que han pasado por numerosos despachos, que han conocido diversas herramientas y formas de trabajar necesitan menos atención que aquellos con experiencias vitales y laborales más limitadas para los cuales cualquier cambio supone una situación de inestabilidad. En cuanto al estilo de dirección desde un punto de vista psicológico todos tenemos claro que las personas funcionan mejor desde el refuerzo que desde la amenaza, debemos tener cuidado con instaurar una cultura del miedo, de las amenazas, de las consecuencias negativas, premiar, valorar

En un primer momento hemos centrado la atención del artículo en las personalidades del emisor, del receptor y en el mensaje. Espero que a estas alturas de la lectura tengamos claro que debemos controlar los tres aspectos. En este sentido tener una estrategia solida de Comunicación Interna, unos canales a pleno rendimiento y una persona adecuada ejerciendo la portavocía y un buen líder ayudará a gestionar el cambio de una manera eficaz. Si alguna de estos pilares falla tendremos problemas.

Una vez construidos los pilares, ¿Cómo ayudamos desde la dirección a gestionar esta situación? Las palabras claves son 4: Información, Participación Certidumbre y Seguridad.

Antes de centrarnos en estos conceptos y seguir avanzando me parece básico destacar la importancia de asignar tiempos para gestionar el cambio y estos tiempos no pueden provenir de una mayor carga de trabajo, de una tarea más añadida a nuestra jornada laboral. La dirección debe valorar como establecer criterios adecuados para la gestión del tiempo y establecer calendarios flexibles y personalizados en función de la carga de trabajo de la persona y de las capacidades técnicas y de formación de cada individuo.  Importante en el asunto de gestión del tiempo es diseñar un plan realista con expectativas factibles y con un diseño de etapas y objetivos intermedios, que permita analizar la evolución y tomar medidas correctoras.

Volviendo a la  importancia de los mensajeros, en mi  opinión es recomendable tener un mapa de nuestra organización a nivel de equipo humano y de clima organizacional que nos permita conocer el estado emocional de nuestro despacho, los flujos de comunicación y los distintos perfiles personales de su miembros  que nos facilita identificar y trabajar directamente con aquellas personas que va a suponer un  freno para el proyecto y  ser capaces también de  identificar a los lideres informales (que no siempre coinciden con su estatus y responsabilidad dentro del organigrama) y las personas facilitadoras que ayudarán a los líderes organizacionales a conducir el proyecto de una manera informal.

Un vez que tenemos claro a qué modelo y mapa de organización nos dirigimos necesitaremos siempre adelantarnos a la comunicación informal a través de la Comunicación Interna la cual aprovecho la ocasión para recordarlo,  no deberían estar diseñadas únicamente para procesos de cambio si no que su utilidad y eficacia deberían ser claras para la organización, la CI resulta eficaz para crear y desarrollar la cultura de la organización, para la formación y aprendizaje del equipo profesional y para el desarrollo de iniciativas, mejoras  y nuevas áreas  de negocio.

La comunicación interna nunca debe ser unidireccional (de la dirección a las personas) pero menos aún en los procesos de cambio. Las organizaciones están formadas por personas, si deseamos el éxito debemos adaptar la comunicación a cada persona, para que sea recibida de forma adecuada y ayude a vencer los pensamientos negativos de los que hablábamos al principio del artículo. Una vez que llega la información a la persona debemos ayudarla en el proceso de cambio, ofreciendo el máximo de información con la mayor transparencia creando canales de apoyo y sobre todo referencias personales. Crear y designar   una especie de padrino experto que nos ayude en el camino, que nos guie y resuelva nuestras dudas, que nos permita aprender, progresar y adaptarnos al cambio de una manera eficaz, sin miedo a las evaluaciones negativas y a los juicios sobre nuestras capacidades. Este padrino deber ser real, no virtual y estable, desaconsejamos que esta persona de apoyo sea un equipo externo que en cada momento te atienda una persona diferente y no sea posible establecer vínculos de confianza en el proceso de cambio y aprendizaje.

También es muy importante la sensación de participación en el proyecto podemos establecer grupos de trabajo transversales que ayuden al conocimiento y seguimiento del proyecto, pero también y muy importante a la aportación de ideas y mejoras. Es importante que estos grupos de trabajo sean transversales es decir que mezclen personas de distintos departamentos y niveles de mando dentro de la organización para evitar la sensación de imposición y de desarraigo frente a la dirección. Volvemos a un concepto básico en todo proceso de cambio: el convencimiento y la participación frente la imposición.

Por último volver a nuestra filosofía centrada en las personas, pensar en nuestro compañero sentado en su mesa, en sus sentimientos y percepciones a la hora de recibir los mensajes del cambio, nuestro principal objetivo debe ser generar seguridad, transmitir que la dirección confía en las personas, que cuentan con su apoyo, comprensión y   sobre todo que no te van  a dejar solo en el proceso.

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